各系部：

为尽快建立新生数据库，确保学校各项工作顺利完成，促进我院教学信息化建设，提高学生管理效率，我校将进行15级新生学号统一编制工作，现将15级新生学号具体编制方法和要求通知如下：

一、学生学号编制方法

1、我校新生学号设置12位数字，包括入学年份、专业代码、学制代码、班级序号、学生序号五项内容。

2、数位对应内容：

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入学年份 专业代码 学制代码 班级序号 学生序号

（1）入学年份：15级新生为15。

（2）专业代码：占4个数字；学制代码：占2个数字。见下表：

说明：①浏阳返长五年制学生的学生编号续用原来的编号，一律不改动。

②长沙一年制学生学制代码为01；长沙新入学五年制学生学制代码05。

（3）班级序号：一般从01到30

（4）学生序号：一般从01到60

例如：15级商务英语01班（三年制）30号学生学号为：150211030130

二、相关要求：

1、学生学号编制由各系部学工按照本方法统一编制。

2、每张学生证贴1寸照片，发（补）证时间统一填为“2015年9月”；

3、第二页内容学生基本情况须如实填写；

4、第三页注册章用蓝色印泥，加盖“第一学年、第一学期”栏，公章用红色印泥盖第四页“乘车区间”处，钢印盖第一页“相片”处，原则上不能盖相片面部，二级院完成填写后在学工处领取注册章、公章统一注册，去院办盖钢印；

5、第四页：乘车区间须如实填写好。“学校地址”填写为“湖南长沙”；

6、第六页：火车票优惠卡粘贴处用于张贴“火车票优惠卡”；

7、各系根据新生数来学生工作处领取新生学生证、学生档案册及档案袋；

8、请各系部学工按要求于2015年10月10日前完成学生学号编制工作，并报教务处、学工处备案。

9、请各系部于10月10日前将各系部新生花名册(有学号的）报送至学工处江艳丽老师处。

二、火车票优惠卡办理

1、优惠卡由铁道部、教育局监制。优惠卡为“非接触式可读写集成电路芯片”标签，运用先进技术对其内部进行信息存储并加密，采取纸封装特质；

2、学生应在学生证中乘车栏目内如实填写学生乘车区间，学生证内不填写乘车区间或不符合条件的无效。学生的父母不在同一地时，由学生选择其中一地填写在乘车区间栏内；

3、优惠卡封装时带有强力不干胶，粘贴在学生证扉页上使用，封皮遮挡无碍（封皮与内页分开的不能贴于封皮），但一经粘贴将不能接下重贴；

4、优惠卡由院学生工作处用配套仪器写入乘车次数，使用至学生毕业；第一次启用的优惠卡出厂时已输入可乘坐次数4次。以后学生注册时由学生工作处免费在优惠卡中按每学年4次增输；

5、学生须持贴有优惠卡的学生证方可在寒、暑假两个时间段购买火车学生半价票。车站及列车通过识别仪器售票并划减购票次数；站、车用识别仪器读取学生证所贴优惠卡内容查验车票。没有配置识别仪器的铁路站车，发售和查验学生票按现行《铁路旅客运输规程》办理；

6、优惠卡每张10.00元，由学生自愿购买；

7、各系自行统计购卡人数并按要求填写《购买火车优惠卡登记表》（学生的身份证号一定要准确核对，否则不能输机，后面一位为X字母的一律大写），上交盖章的纸质档及电子档于学工处以便汇总及下发优惠卡，各系于10月25日前将购买人数报学生工作处；

8、火车票优惠卡到位后，学工处输信息后将统一发放至各系部，由各系按学生姓名下发给学生个人。

三、新生建档

1、学生档案册封面填写：姓名与身份证一致，专业写全称，学号填写为12位学号，填写时间为2015年9月21日；

2、学生基本情况登记表（学生档案册内）由学生本人先按内容填写在稿纸上再交由辅导员填写，并上交一张1寸照片；

3、以上由辅导员按要求填写，格式在黑板上书写，学生依序在稿纸上填写；

4、将每个学生的录取通知书、高考纸质档案、体检表、学生档案册、团员档案或党员档案等相关资料依次放入档案袋；

5、档案袋封面由辅导员依据相关信息填写；

6、学生工作处根据各系新生人数下发档案袋及档案册，领取时间：9月28日，完成时间：10月30日。填写完成后由各系收集存档。

四、相关要求

1、学生证及档案填写是一件极其严肃的事情，请各二级学院务必认真扎实做好此项工作，各班可指定写字写得好的学生专人认真填写，不得错填与涂改（请学生事先在稿纸填写，因财务严格控制成本，原则上不予以更换，万一出错请将出错的证件与材料以系部为单位统一打报告去后勤更换）；

2、填写时只能用黑色水芯笔或碳素墨水笔，不得涂改；

3、火车票优惠卡每年只办理一次，逾期不予办理。

湖南外国语职业学院学生工作处

2015年10月28日