为了加强固定资产管理，提高管理水平和投资效益，维护固定资产的安全和完整，保证学院工作的正常进行，根据《高等学校财务制度》规定，结合我院实际情况，特制定本办法。
1、单位价值在500元以上，使用期限在一年以上的一般设备。
2、单位价值在800元以上，使用期限在一年以上的专用设备。
3、单价虽未达到规定标准，但耐用时间在一年以上的大批同类物资（如图书、课桌椅等）。
（1）房屋及构筑物：包括学院占有使用的办公、教学、库房、宿舍、食堂的公共用房和其他用房。
（2）土地及植物：包括学院所占有使用的土地和植物（名贵的树木和名贵的植物）。
（1）仪器仪表：用于教学的仪器仪表等设备，如实验机、光学仪器等。
（2）机电设备：用于教学的设备和行政办公的其他设备，如汽车、电机等。
（3）电子设备：用于教学、行政办公的电子、通讯、广播设备，如计算机、电化教学设备等。
（4）印刷机械设备：用于教学、行政的印刷、复印、影印设备等。
（5）文体设备：用于教学、行政办公设备，如球门，单、双杠等。
4、文物及陈列品：拥有和接受捐赠的供教学的固定资产。
5、图书：用于教学等用途有统一书号的正版各类书籍。
被服装具：用于教学、行政办公的被服和装具类（如服装、地毯等）。
固定资产以计留5%净残值，按直线（平均）摊销法提取折旧摊销。使用年限：房屋建筑物20年；机电设备5年；电子设备3年；其他（办公家具，课桌椅等）3年；图书是学院的特殊固定资产，暂不计提折旧摊销。
1、学院固定资产管理贯彻“统一领导、归口管理、分类负责和管用结合“的原则。
2、财务处是学院固定资产的管理部门，对学院的固定资产实施统一监督和管理，负责固定资产总账的登记及按类型建立固定资产明细账和固定资产卡片登记，对固定资产的购入、出售、清理、报废等办理会计手续。
3、学院的固定资产实行职能部门分类负责，原则上凡同一种设备财产，统一归属一个部门负责购建计划、组织验收、部门领用、调配维修、清查报损等管理工作。
（1）后勤处负责全院的专用设备、一般设备、房屋和建筑物、其他（办公家具、课桌椅等）以及车辆的管理。
5、固定资产管理的各职能部门，应根据固定资产的标准、分类、使用地点（部门）等，分别制订固定资产管理品种目录；根据有关规定，制定大类固定资产的管理条例，以便加强管理和检查。
6、资产使用部门应对本部门占用固定资产的安全、使用、维护等事项负责。部门应设置兼职保管员，负责登记本部门占用固定资产保管账，并对所保管的固定资产负责，做到账实相符。
7、未经批准和未办理资产转移手续，不得私自移动资产存放地点、不得私自出借资产。
1、固定资产的购建须在院董事会的授权领导下，根据学院发展规模、专业设置、课程建设、行政等需要进行全面规划。要本着勤俭办学的方针，从实际需要与可能出发，统筹兼顾，合理安排，精打细算，分别缓急逐步解决，充分发挥固定资产增值的综合效益。
2、购建贵重固定资产以及进行基本建设等，应成立论证招标工作小组进行可行性论证，并严格按规定程序公开招标。
3、在固定资产购置、建造活动中，必须充分重视合同管理，建立必要的法律咨询制度，严格依法签定并履行合同，维护学院在固定资产购置、建造过程中的合法权益。
4、购买批量、金额较大（30万元以上）的要实行招标采购。无法实施招标采购的，可采取议标、竞争性谈判和比价采购（报价单位3家以上），零星采购实行两人以上（含两人）采购制，由学院审计人员负责审核。需频繁采购的固定资产应建立供货商信用档案，择优选定。
5、固定资产购建完成后，应及时按照国家有关专业标准、合同条款进行验收。验收不合格不得办理结算，不得交付使用，并按合同条款及时向责任单位或责任人索赔。验收内容包括：
（1）勘验：主要是检验固定资产的包装、外观、名称、规格型号是否符合要求。
（2）测试：主要是对固定资产的性能、应达到的技术指标等进行测试。
（3）清点：主要是对固定资产的数量、附带零配件、合格证、图纸、技术资料等进行清点。
1、固定资产清查是指对全院固定资产账面数、实有数、待报废数、闲置数、非正常损失等情况进行清理、登记，并按有关法规制度对清查结果提出处理意见（包括后勤处或有关部门对该项固定资产确实失去使用价值或已无使用价值的鉴定），报院董事会审批。
2、固定资产清查可分为全面清查和局部清查、定期清查和不定期清查。全面清查每年进行一次，由财务处与职能部门组织人员，集中清查。清查时间为每年的12月1日至12月31日。局部清查、定期清查、不定期清查可由固定资产主管部门根据实际工作需要自行安排。
3、对清查出的各项固定资产盘盈（含账外固定资产）、盘亏、非正常损失、闲置等，要查明原因，分清责任。对由于失职、不负责任造成损失的，要追究责任部门负责人的责任。
为了贯切执行勤俭办学的方针，加强学院教学低值耐用品管理，保证教学、科研、行政工作的顺利进行，参照《固定资产管理办法》，结合具体情况，特制定本管理办法。
第一条 低值耐用品是指价值在500元以下，使用年限在一年以上且能独立使用的物品。
第二条 低值耐用品的计划与购置、使用保管与损坏丢失赔偿等，参照《固定资产管理办法》中的相关条款执行。
第三条 验收与报账手续：填写《入库单》，一式三份，由后勤处验收签字，一份交使用单位留存，一份交后勤处存档，一份随同发票办理报销，没有填写《入库单》的，财务处一律不给报销。
第四条 低值耐用品报废、报失，参照《固定资产管理办法》。
第五条 低值耐用品账务管理工作以使用单位为主，并单独建账，要求与设备建账相同。主管部门负责定期或不定期的监督检查工作，使用单位每年应至少清查一次，做到账物相符。
第六条 500元以下的固定资产使用不同颜色的编号标签粘贴。
第七条 学院后勤处的物品库，对教学上使用的低值耐用品建立数据库、完善入库、出库手续，领用时填写出库单，由领用人签字。
第一条 为了贯彻执行勤俭办学的方针，加强材料、低值品、易耗品的科学管理，避免断档脱节，防止积压浪费，做到物尽其用，保证学院教学、科研工作的顺利进行，根据国家教委关于《高等学校材料、低值易耗品管理》的有关规定，结合我学院具体情况制定本办法。
第二条 材料、低值易耗品统称为物品，既不属于500元（含500元）以上，也不属于低值耐用品（500元以下，使用期一年以上）的物品。
第三条 物品的管理贯彻“统一领导、分工管理、专人负责、合理调节、节约使用”的原则，对物品的计划、采购、保管、使用和回收都要有专人负责，做到验收严肃认真，进出手续清楚，定期核对账、物，确保账物相符。
第四条 学院有关部门要配备政治思想好，工作负责，廉洁奉公，并具有一定业务能力的人员担任物品供应管理和会计工作。要经常对他们进行职业道德教育和业务培训，使他们热爱本职工作，不断提高管理水平，为教学、科研做好技术服务工作。
第五条 学院领导及有关部门应经常对院师生员工进行勤俭节约、爱护公共财物的教育。
对于管理工作中成绩显著的人员，应表扬与奖励；对工作不负责任或违反制度失职人员，应根据情节轻重及本人对错误认识程度，给予适当的批评教育或处分。
第一条 本管理办法所标的物品（低值品、易耗品）是指包括教学、科研、生产、基本建设和行政等各方面使用的不属于固定资产的物资。
低值品是指凡不够固定资产标准又不够低值耐用品标准又不属于材料范围的用具设备，如低值仪器仪表、工具量、科教器具等。
易耗品是指容易破碎或消耗的物资（有的单价可能超过固定资产最低价格界限），如玻璃器皿、元件、零配件等。
第二条 物品的购置必须制订计划报经院董事会批准后进行。学院各系（部、处、科、室）实验室根据教学需要应及时向后勤处提出年度、季度、月度的物品需求计划，后勤处汇总后根据库存情况制定各类物品采购计划。
1、年度计划：对于指令性计划的物品，必须依据实际需要数，库存定额及经费可能按规定编报年度计划。
2、季度或月度计划：各处室季度、月度所需物品必须在上季度末和上月二十日前报后勤处，后勤处再根据库存常备量，制订季度、月度采购计划。
3、临时计划：各处室教学临时需要的物品，可临时报后勤处计划采购。
4、对一些定额发放的物资和劳防用品，应根据市场供应部门要求，按定额编制计划。
编报物品购置计划时，对名称、规格、数量、用途必须填写清楚，如因填写错误造成差错者，由编报单位负责。
第三条 采购工作原则上由后勤处在院董事会直接指导下统一办理。
第四条 物品入库前必须由后勤处会同使用部门的有关人员认真组织验收、建账，对贵重、稀缺和进口物品还应指派有经验的人员协助保管人员进行验收。验收中发现数量短缺或质量不合格，应立即和供货或运输单位提出，及时办理补、退或索赔手续。
第二条各单位可根据实际需要，另行增加二用物品管理的类目。
第三条凡申购上述各类物资，必须填写申购单，经所在部门专管负责人签字同意后，后勤处才予采购供应。
第四条 系（处、所、中心）对使用二用物品应切实加强管理，设立个人领用物品记录卡，定期检查核对，指定专人管理二用物品工作。
第五条 职工校内调动或调离学校时，领用的二用物品应由本单位及时收回并做好销账记录后，方可办理调离手续。
第六条 二用物品应加强维护、保养，因使用时间较久，确已失去效能或无法修理时，可从严掌握，办理报废手续。报废、报损的二用物品应交回学院，领用人不得自行处理。
第七条 严禁将公物变相占为己有。丢失二用物品者，应视情况，按规定赔偿经济损失。
第八条 200元以上二用重要物品按上述有关条款执行，500元以上的按《仪器设备管理办法》执行。
第九条 学院后勤处设立物品库，对教学上使用的材料、低值品、易耗品等物品建立数据库，完善入库、出库手续，领用时填写出库单。
为加强资金管理保障资金安全，规范学院各项收费管理，防止乱收费的现象，维护学院良好声誉，根据《中华人民共和国价格法》,结合我院实际情况，制定本规定：
一、严格执行资金按计划使用，先收后支，实行收支两条线管理。学院所有收入先存入集团指定的专用银行账户（该专用银行账户只进行资金收入和资金内部划转，不得支付费用及对外支付），费用支付及对外付款所需资金从该专用银行账户拔入学院其他银行账户后列支。
二、财务处为全院收费的管理部门，负责监督全院各系等部门执行国家有关收费政策的情况，负责全院各类收费项目和标准的审核、申报工作，负责在院董事会授权下管理、监督和按计划使用资金。
三、严格按照市物价局核发的《收费许可证》所附目录收费标准收取；各部门在收费时，须将收费项目名称、标准及收费依据张榜公布，由财务处指派专人开具收款票据。所收款项必须及时、足额存入指定的资金收入专用账户。
四、财务处指定专人负责学费收缴管理工作，建立以系为单位，以专业（班）为对象的电脑管理档案。
五、在统一报名注册缴费期内，财务处指派专人负责学费收缴工作。缴费期止，所指派专人应及时将缴费情况，以专业（班）为单位列表汇总交系领导核查报财务处核对（审核）。期后，要协助欠费的催缴工作。
六、票据使用时，必须收到款额（包括存入院财务处账户的存款单据）方能出票（同时留下单据及记账联与财务科核对缴费数据），票据中的姓名、名称、标准、金额的大小写及票据内容必须完整、准确、清晰、一致、规范。
七、坚决杜绝各部门截留收入，私设小金库，一经查实，将按规定从严给予责任人罚款、辞退等处分，直至追究法律责任。
为了加强发票、收据的管理和财务监督，保障学校的收入，维护经济秩序，根据《中华人民共和国发票管理办法》的规定，结合我学院的实际情况，制定本规定：
院财务处负责全院的票据实行统一管理，目前，我院使用的票据有3种：
1、湖南省财政厅统一印制的“湖南省大中专学校收费专用票据”。
2、湖南省财政厅统一印制的“湖南省社会力量办学收费专用票据”。
3、学院自印的“湖南外国语职业学院收据”，主要用于院内部经济业务冲报账使用等。
上述三种票据只准在长沙市区范围内使用，严禁互相借用、转让、转销或为他人代开票据。
1、学院所有票据归口学院董事会指派专人进行管理，财务处设票据专管员，对口负责发票、收据的领购、登记、销号注册和保管工作。
2、各指定的票据使用专人负责办理票据的领用、保管及上缴注销工作。票据领用时，需检查有无缺联、缺号等差错，如有不妥，即办理退换。
3、领用票据时，需将前期领用用完的票据存根如数交回财务处发票专管员审查并保管或注销。由财务处发票专管员负责与学院董事会所指派专人进行票据的事项处理。
5、票据应按种类和顺序使用，填票内容数字真实、一致、完整、准确、规范，字迹清晰，全部联一次复写。
6、严禁虚开票据，票据不得挖补或撕毁；如有写错，必须规范改错；作废联必须全联保存完整，存根联整本保存，不得撕开。
7、开出的票据必须做到票据相符，及时解缴或报账注销。
8、凡违反票据管理法规，导致单位或个人未交、少交款项的，将追究当事人责任。
9、若发现丢失、损（撕）毁或擅自销毁票据的，应及时向有关领导和部门书面汇报，造成的一切损失由当事人负责。
为了提高资金使用效益和便于学院广大教职工办理财务业务，提高办事效率和服务水平，根据《中华人民共和国会计法》、《会计基础工作规范》、《内部会计控制规范——货币资金（试行）》的有关规定，结合我院实际情况和财务工作要求，制定本规定。
1、暂借款是指因特殊用途的临时性借款，分为：a、差旅费借款；b、零星购物借款；c、某一事项借款。大宗物品及固定资产采购不在此范围内。
2、借款先填写借（付）款单，注明日期、申请付款部门、收款单位名称、收款单位开户行及账户、事由、借款金额（大小写）、借款人，部门主管、分管领导签名。
3、经财务部门审核、财务处长审查，院长签批后，到财务领款、签收（若有必要另附书面，如除大宗物资及固定资产外的采购计划）。
4、暂借款可使用现金、支票或汇票等支付，视不同情况由财务处根据有关金融规定确定。
5、个人一般不予借给，特殊情况经批准可借给不超过其本人2个月工资额，超过时须有学院其他人员担保；有借款尚未还清者，一律不准再借。
6、暂借款还款、报销期限：出差人员在返回学院、购物验收签名、办理的事项完成后15天内报销。
7、凡超过15天未还款或报销者，一律视同个人借款，并从次月起扣减本人10%-20%工资，直至办理报销结清欠款为止。
1、各种发票、收据等票据必须合法：各种票据必须有税务监制章（或财政监制章），签发单位的公章或财务专用章等有效印章（印章必须清晰），填制人和收款人的签名。
2、各种发票、收据等票据必须内容完整：必须写清楚客户名称、日期、物品名称（或费用名称），数量、单价、金额、大小写必须正确、相符。物品规格等数量多的，一张发票写不完的，应附有写明各物品名、数量、单价、总价，然后盖售货单位专用章的清单。
3、手续完备：凡购物发票等非交通票据，必须有经办人、验收（或证明）人、单位（系部）领导（或经费项目审批人）三人共同签字，并注明用途。
4、报销程序：所有支出实行院长一支笔审批：a、将以上票据由经手本人填制“费用报销单”中的费用项目、金额、报销金额合计等栏；b、交财务审核，将符合要求票据金额填入核实金额（大小写）栏，并签章；c、按顺序按审批权限由财务处长、院长签名或盖章或财务处长、院长、学院董事长签名或盖章；d、到财务办理报销手续：原有暂借款者，由财务处会计开具内部收据，报销人签名，冲销其本人账户；没有暂借款者，由出纳付款并盖××付讫鉴。
5、会计人员对印章不清晰的原始凭证，对不真实、不合法的原始凭证不予接受；对记载不明确、不完整的原始凭证予以退回，并要求按照会计制度的规定更正、补充；原始凭证记载的内容不得涂改，若有错误的，应由出具单位重开或者更正，更正处应当加盖出具单位印章；金额有错误的，由出具单位重开或补开，不得在原始凭证上更正。
6、自制原始凭证必须有明确的名称、完整的内容，以及填制人、审核人、财务处长、院长（或其指定人员）签名或盖章。
7、票据遗失，应到售货单位开具证明。要注明原发票的号码、开具票据的时间、物品名称、数量、单价、金额（大小写），并盖售货单位的有效章，方可报销。
8、每月十六日为财务处核发全院上月工资及各项补贴日。
9、每周一、周三、周四、周五为集中报销费用及对外资金结算日，周二为财务内部清理时间。
本制度由学院财务部门负责修订与解释。本制度如与国家法律、法规相抵触的，以国家法律、法规的规定为准。本制度自颁布之日起实施。
附件：1、《湖南外国语职业学院财务管理实施细则（试行）》
为了贯彻执行院董事会关于规范我院财务工作、提高资金使用效益、便于学院广大教职工办理财务业务、提高办事效率和服务水平的指示精神，根据《中华人民共和国会计法》、《会计基础工作规范》、《内部会计控制规范——货币资金（试行）》的有关规定，结合我院实际情况和财务工作要求，制定本规定。
第一条 实行年度预算管理模式，学院董事会对学院实行全面预算管理
（一）学院包干经费实行年度预算管理模式，学院经费支出审核签署的第一经济责任人为院长。学院包干经费必须按“量入为出，自求平衡”的原则统筹安排学院各部门的经费支出。学院负责各部门的预算编制及管理、监督部门预算的执行。学院对院董事会负责，各部门对学院负责。
（二）部门经费支出审核签署的第一经济责任人为各部门负责人（各系、处、室、图书馆的行政正职或主持工作的副职，简称部门负责人，下同），对本部门经费支出的签批负第一审核领导人责任。遇部门行政正职空缺，则由主持部门全面工作的副职履行相关职责与职权。所有经费支出或借款不论金额大小须有部门负责人签署意见。
（三）各部门包干经费须按“量入为出，自求平衡”的原则安排本部门的经费支出。部门支出超预算时，财务处停止该部门的经费支出；确因特殊情况需要追加经费的，须书面报部门主管院领导、财务处签注意见后，呈报院长审批。
（四）部门包干经费支出的审批权限：日常经费支出或借款由部门负责人及主管院长签批，财务处长审核后报院长审批；院长开支报董事长审批。
（五）固定资产购置，先呈报院长，并经院董事会审核批准后由董事会组织购置。
（六）劳务费用、专家讲座费用的支出，须经院长审批；
（七）学院正（副）处级以上干部到省外出差，由院长审批。院长出差由董事长审批。
（八）使用学院公用经费支出的差旅费，须经院长批准。
具体经费类别有部门包干预算经费、部门职能分管专项费用、部门创收经费、财政专项拨款经费、基建经费及其他经费等。
学院根据各部门相关管理职能，以下经费支出作为专项管理，由各分管部门负责。部门分管专项经费的使用必须专款专用，不得挪用；未经批准列支的内容，经办部门不能申报列支，财务处也不能接纳审核其支出。
（一）宣传费、党政干部培训费由党委工作部负责管理。
（二）外事经费、保卫费、中层干部会议费、学院专用公文费等由院办负责管理。凡列入学院支出的接待餐费，由院办统一管理，列支前一律报院长审批。
（三）工资、补贴、奖金、校内津贴、教工培训费、招聘费用等由人力资源处负责管理。
（四）教研经费、科研纵横向经费、教学实习经费等由教务处负责管理。
（五）招生经费、就业指导经费由学院院长直接负责管理。
（六）学生心理辅导经费等以及学生奖、贷、助学金等由学工处负责管理。
（七）学生会、团委活动经费由学工处（团委）负责管理。
（九）学院基建项目的支出（包括大型修缮项目），办公设备、教学仪器设备等专用设备购置由院办及后勤处根据需要将申报计划报学院董事会批准，由董事会直接管理。
（十）修缮费（学院零星维修项目）、水电费、绿化卫生费、车辆维修费、燃料费等由后勤处负责管理。
（十一）学院网络通讯费、计算机等电子设备的购置计划申报和维修维护由网管中心管理。由院董事会负责组织购置。
（十二）图书购置费由图书馆负责提出购置方案，由院董事会直接管理。
（十三）继续教育以及举办的各类培训班、考点费用由培训中心负责管理。
部门分管专项费用，由部门(项目)负责人签署初审意见，财务处长审核，院长审批；涉及跨部门会审的,需提交相关部门签署审核意见，如教科研费用等。支出前，如已有明细支出预算呈报院长批准的，报账时附上批准报告（原件），财务处审核后列支。
常规发放的校内工资津贴、假日补贴等，由人力资源处报财务处审核，院长审批。
（一）财政专项拨款的项目报告必须报财务处备案，同时报项目负责人名单（经院领导批准）。上级拨入的专项经费由财务处统一管理，专款专用。各列支内容必须遵守财务相关管理规定，财务处严格审核把关，对不符合专项支出的内容，财务人员可以拒付。
（二）由职能部门向财政部门申请的专项经费，原则上由项目负责人管理，报院长审批。
（三）财政专项拨款项目涉及的劳务费用（课酬）支出，由培训中心负责人审核，报院长审批。
（四）年度终了时，各经办部门必须写“财政专项绩效评价”报告，交财务处备案，同时上报院办。
第五条创收经费的管理，各系部创收项目实行收支两条线管理，纳入学院预算管理。
（一）各系部创收经费的支出。创收经费的各项支出必须符合学院相关财务制度规定，有违反相关制度规定的，财务人员可以拒绝办理支付。
（二）创收经费中的劳务费用（课酬）支出，须报院长审批。
（三）创收经费中的其他费用列支 100元以下（含100 元），由财务处审核，部门负责人审批，100元以上须经财务人员审核后报院长审批。同类费用不准分割报销。
（一）零星基建项目或零星维修工程项目的支出,属预算内的支出，经财务处长初审，由院长审核，董事长审批。
上述未提及的其他经费支出，可参照部门职能分管专项经费的管理办法处理由经办部门负责人初审，财务处长审核后报院长审批。
1、凡预借公款者，必须填写统一印制的借款单或请购单。
2、借款单（或请购单）上的各项内容应如实填写清楚，其中用途内容应与报销支出内容相符，金额的大、小写应相符，不得涂改；填写用款人的姓名或用款部门，经部门负责人签署意见、有关领导审批后方为有效。
3、凡借支出差旅费（含开会、调查研究、考察学习等），应填写出差地点、出差人员名单及职务、出差的起止时间。
4、凡借购置设备、物品等款的，应写明设备、物品名称。
5、凡去外地采购物资的，必须事前编报采购计划，经有关部门审核签署意见并办理好准购手续。采购经费由财务部门从银行汇划，不准携带现金或挪用差旅费在外采购。
6、凡购买大型、精密贵重的设备、仪器，应经有关专家鉴定、部门评估并办理好准购手续后，由董事会采购。
7、凡我院各部门以学院名义在外单位签订定货、加工合同或购物协议书，金额在1000元以上的，除经本部门领导审批外，必须经有关主管部门会审，报院长同意，院董事会批准后，加盖学院公章方为有效，否则学院不承担履行合同义务，其后果由当事人负责。
2、预借公款一律用于公务、业务开支，公款不能用于私人借支。
3、借款须一借一清，前借未清，无特殊情况，不能办理新的借款。
4、凡用公款办事及采购设备物资，金额在 l000元以上的，原则上要使用转账支票（差旅费、零星采购除外），确有特殊情况，须经财务处处长同意后才能支取现金。
5、教职工借款凭证，由会计附在记账凭证上，报销或交回借款时，由财务另开凭证，原借款凭证不退回。
（一）凡预借公款办理公务的，须按如下规定办理报账手续
1、在市区内采购设备物资的，借款后5日内办理报账手续。
2、到市区外采购设备物资的，采购人员回校后7日内（以差旅发票日期为准）办理报账手续。
3、属订购设备物资的，应在收到货物时及时办理验收入库手续并于收到发票账单后5日内办理报账手续。
4、属差旅费用的，出差人员回校后5日内办理报账手续。
5、寒暑假期间办理完毕的事项，应于新学期开学后5日内办理报账手续。
任何部门或个人均不得无故占用公款。凡借用公款并收到催款通知书后，不按上述规定且逾期二个月不办理结算报账手续的，由财务处从其工资或酬金中扣还借款和占用资金利息(按贷款利息计算)。
报账人应凭发票、单据到财务处办理报销手续。有关的发票、单据必须是正规合法，同时符合以下规定：
1、从校内校外单位取得的原始凭证，不论是发票还是收据，不符合税务、财政部门的规定，一律不予报销。原始凭证应有两章，即税务局监制的全国统一发票监制章或财政部门监制章和收款单位财务专用章（交通费以交通运输部门开具的正式票据为准）。
3、原始发票（凭证）背后要有经办人、证明人或验收人、部门负责人签名。
4、原始凭证应有用款项目名称、单位、数量及大小写金额，而且大小写金额必须一致。原始凭证应有开具日期及收款人签章。
5、原始凭证的填制内容一律不得涂改。会计人员对不真实的不合法的原始凭证拒绝受理；对不准确的不完整的原始凭证，会计人员应予以退回，要求其更正、补充。
1、凡购买贵重仪器、设备及大宗物资采购,应事先向学院申请，经院领导签注意见、院董事会审核批准后，由董事会直接采购。
2、凡购买的固定资产，报账之前，先送有关部门登记（教学、行政设备由后勤处登记，图书资料由图书馆登记）并填制固定资产入库单（一式四联），再凭填制的资产入库单（报账联）连同购物发票到财务处报账。
3、凡购买材料（实验材料、维修材料等低值易耗品）、劳保用品、教学参考资料或相关办公用品，如存放到后勤部门的仓库，报账前应填制物资存放单位的材料入库单（一式三份），然后凭入库单（报账联）连同采购发票到财务处报账，入库单应有负责保管物资的保管员或验收员签字。
4、对于某些实验用品及教学科研用品，因特殊原因无法取得正式发票的白条单（原则上金额在l00元以内）除部门负责人、经手人、验收人签字以外，应说明理由、用途，经财务处负责人审批后才能报销。
（四）教职工公务出差的差旅费，应填制由财务处提供的报账凭证，由所在部门负责人初审，经财务处审核，报院领导审批后报账。
（五）凡购图书、资料、教材等一次性支出在200元以上的，需附购书清单，验收人必须是图书资料管理员或教务处教材管理员。财务处凭入库单入账。财务处对每学期的教材使用情况进行清查。
（六）凡以领款单报销的，如教师兼课、超工作量酬金、评审费、加班费、劳务费、困难补助、奖学金等，领款单位应加盖公章，并有部门负责人、经办人签名，签收栏应由收款本人签名。原则上不予代签代领，不得虚报冒领。
（七）凡报销差旅费时发现与出差地点不符或无故绕道者，不予报销。参加会议的应持会议通知或证明。
（八）招待费，通讯费、差旅费，车辆使用费等费用标准由学院另行制订并报董事会批准后实行。
第一条 为加强业务招待费用管理,统一开支标准,控制开支额度，特制定此管理办法。
1、一类客人：与学院存在业务往来、教学交流或其他关系的外单位人员、集团、长沙校区与浏阳校区互相执行公务的所有员工。
2、二类客人：与学院存在业务往来、教学交流或其他关系的外单位尊贵客人、当地政府各职能部门办理公务的有关人员。
3、三类客人：指来学院视察、指导工作的政府部门领导或来学院进行学术交流的知名专家，学者以及来学院进行执法检查工作人员。
1、对于一类客人，统一由办公室主任接待，在学院食堂就餐。
2、对于二类客人，只有系主任及正处级以上级别管理人员，才可以向办公室申报填写业务招待费申报单后，在标准范围内招待（超过标准部分自理）。
1、在食堂就餐的一类客人，每人每餐7元（发放餐券一张）
2、在外就餐的二类客人（不分级别，包含陪人）：每人每餐40元。
1、一类客人：发放餐券，在学院食堂就餐（餐券由财务处统一购买，交办公室统一登记使用，每月由财务负责人检查使用情况）。
2、二类客人：可在食堂就餐，也可外出就餐。经过申报批准程序后执行，凭票严格按标准报账。
1、一类客人：不需陪人，由客人自行用餐券去食堂就餐。
2、二类客人：客人一至四人，陪人一；客人五至十人，陪人二；陪人以二人为上限，如果陪人超过二人，财务有权拒绝报账，其开支自负。
第七条 其他规定：任何人（包含高层领导）不得在外记账挂账。申报一次，招待一次，不准申报一次招待多次。报销招待费时必须附招待费申报单于发票后，否则，财务不予报销。
第八条 招待费申报程序：经办人填写招待费申报单——招待部门正职签字——院长签字——执行。
第九条 招待费报销程序：经办人在原始发票上签字并填写费用报销单——将招待费申报单附在发票和费用报销单后——部门正职在费用报销单上签字——财务负责人在费用报销单上签字——院长在费用报销单上签字——会计制作记账凭证并编号——出纳根据已编号的记账凭证付款（报账人在费用报销单上注明是实收现金数）。
第十条 学院对处室招待费实行总额控制，在每年的年初预算中明确单列、按月考核。超过总额部分不予报销。
第十一条 业务招待费是经营活动中必不可少的开支，既要满足业务活动中的正常需要，又要树立良好的节约风气，坚决杜绝铺张浪费的行为。
第十二条 本办法执行标准如与以前颁发的同类文件标准存在差异的，以此文件为准。具体解释权属学院财务处。
第一条 为规范学院教职工出差、借款、报销等行为，制定本办法。
第二条 教职工出差必须经过批准。未经批准一律不予报销差旅费。
1、出差批准程序：教职工经部门领导批准，部门领导由院长批准，院长由集团批准。
2、各部门对出差人员要定任务、定人数、定地点、定时间、定费用控制数。因特殊情况超过原计划出差天数的，须及时报领导批准。
第三条 教职工出差借款须填写借款单，按程序经部门领导批准，主管院长批准、财务负责人审核后方可办理借款。未经批准的，财务部门不予借款。
第四条 教职工出差乘坐交通工具及住宿，按规定标准执行。
1、住宿费交通费实行标准限额，节约不奖、超支不补、凭据报销。
注：1、一类人员指副院长（含副院长）以上职位的人员；二类人员指副处级（含副处级、副教授）以上职位的人员；三类人员指副处级以下职位的人员。2、直辖市指北京、上海、天津、重庆；特区指广州、深圳、珠海、汕头、厦门和海南省；省会城市指省、自治区首府所在城市。3、除院长以上级别外、其他员工出差一律不准乘坐飞机，如遇特殊情况，须报董事长批准。未经批准的，财务部门只能按照同路程列车车费标准报销，超出部分由出差人员承担，低于列车标准的按实报销。
第五条 教职工出差伙食费、市内交通费实行“总额包干”补贴的办法，按出差的实际天数计算（在晚上6点后出发或早晨8点前赶回的，当天不计天数）。
1、伙食费、市内交通费“包干补贴”标准：（单位：元）
2、出差给予伙食费、市内交通费补贴的，不再报销餐费和市内交通费；经部门领导、院领导批准报销餐费或交通费的，不再给予伙食或交通补助。
3、经批准外出参加会议的教职工，会议期间的费用按会议通知规定的项目如实报销（含往返路费）；会议之外的费用不予报销，也不享受伙食费和市内交通费补助。
4、随部门以上领导出差的教职工，确属不能分开开展业务和住宿的，经领导批准，可靠本级的上一级标准凭据报销。
第六条 长沙校区的员工去浏阳校区执行公务的，或浏阳校区的员工来长沙校区执行公务的，一律由当地校区负责安排食宿，只报交通费，不给予任何补贴。
第七条 省外出差不准自带小车。省内自带交通工具的不报市内交通费补贴。省内自带交通工具出差须经院长批准。
第八条 出差人员在出差地因病住院期间按标准发给伙食费补贴；住院一个月以后的停发伙食费补贴。
第九条 教职工出差结束后7个工作日内，须及时办理报账手续，归还余款。不按时办理报账手续的，财务部门有权停止该欠款人的再次借款。超过15天不办理报账手续的，按每天千分之五计算利息从欠款人工资中扣除。
第十条 此管理办法所执行标准如与以前同类文件相冲突的，以本办法为准。此办法由学院财务处负责解释。
招生办电话费标准：200元/月（招生期间另行计算）
各办公室电话费用超标的，超出部分从负责人的工资中扣除。
为加强人性化管理，增强集体凝聚力，经院务会研究确定并报董事会批准，特制订本标准：
注：两校区教职工婚丧事均可使用校车一天（限长沙市区域内）。
