各二级学院：

为尽快建立新生档案及21级毕业生离校前期工作，确保学校日常工作顺利完成，现开展2023级新生建档、购买火车优惠卡及2021级毕业生登记表填写等工作，具体要求及细则如下。

一、学生证填写

（一）学生学号编制

此部分工作已由教务处完成，各二级学院辅导员只需进学生工作管理信息系统将已编排好的学生学号导出下发至班级认真对照填写即可，现将具体编制方法周知如下：

1.我校新生学号设置11位数字，包括入学年份、专业代码、学制代码、班级序号、学生序号五项内容。

2.数位对应内容：

□□  □□□□    □   □□   □□

入学年份    专业代码   学制代码    班级序号    学生序号

（二）填写相关要求

1.学生学号按教务处编制好的进行填写，学生信息有误以学院为单位找教务处学籍部门核实；

2.学生证贴1寸照片，发证日期统一填为“2023年9月”；

3.第二版内容学生如实填写基本情况；

4.第三版在“第一学年、第一学期”处盖注册章（用蓝色印泥），第四版“乘车区间”处盖学生工作处公章（用红色印泥）；

5.二级学院完成填写后以学院为单位统一在学工处（科技楼118办公室）领取注册章、学工章统一注册，注册完毕后去院办（科技楼222办公室）加盖学校钢印，钢印盖第一版“相片”处，原则上不能盖相片面部；

6.乘车区间需如实填写，其中“学校地址”填写为“湖南长沙”；

7.假期火车票减价优待凭证处粘贴“火车票优惠卡”；

8.浏阳转段学生不办新学生证，沿用原五年制学生证，如破损厉害，以学院为单位收集上来统一去资产处更换。

二、火车票优惠卡办理

1.优惠卡由铁道部、教育部监制。优惠卡为“非接触式可读写集成电路芯片”标签，运用先进技术对其内部进行信息存储并加密，采取纸封装特质；

2.学生应在学生证中乘车栏目内如实填写学生乘车区间，学生证内不填写乘车区间或不符合条件的无效，学生的父母不在同一地时，由学生选择其中一方填写在乘车区间栏内，具体站点名见附件1，乘车区间一旦确定不能更改；

3.学生需持有优惠卡的学生证方可在寒、暑假两个时间段购买火车学生优价票。车站及列车通过识别仪器售票并划减购票次数；站、车用识别仪器读取学生证优惠卡内容查验车票。没有配置识别仪器的铁路站车，发售和查验学生票按现行《铁路旅客运输规程》办理；

4.优惠卡每张10.00元，由学生自愿购买，各二级学院于10月20日上交购买数于资助中心；

5.优惠卡在校期间仅需购买一次，可使用至学生毕业，第一次启用的优惠卡出厂时已输入可乘次数4次，使用完后由学生自行在终端服务器上充磁，地点科技楼一楼西南角（教务处107办公室对面）；

6.火车票优惠卡到位后，学生资助中心将学生信息依次写入卡内后发放至各二级学院，学院按优惠卡上名单发放至学生本人（考虑到部分学生不会写卡，会一一写好后下发）。

三、新生建档及21级毕业生登记表填写工作

1.学工处按各学院相应人数下发学生证、湖南外国语职业学院学籍登记表、档案袋、学期鉴定表及21级毕业生登记表；

2.学生证、档案袋、学籍登记表、学期鉴定表及21级毕业生登记表等相关内容及格式辅导员按要求在黑板上书写，学生依序在稿纸上填写再由学生誊写，并在相应表内贴1寸照片；

3.辅导员将每位新生的录取通知书、高考纸质档案、体检表、团员档案、学籍登记表或退役档案等相关资料依次放入学生档案袋，建立学生大学档案；

4.《学期鉴定表》先行下发，临近期末再予以鉴定；

5.《学籍登记表》及《学期鉴定表》填写完毕后，二级学院处须加盖二级学院公章；

4.毕业生辅导员指导21级学生填写《毕业生登记表》信息后，收集整理归档备下次补填或签章之用。

四、其他事项及要求

1.学生建档工作是一件极其严肃的事情，请各二级学院务必认真扎实做好此项工作，各班可指定字迹漂亮的学生专人填写（请学生一定事先在稿纸填写，不得错填与涂改，因财务严格控制成本，原则上不予以更换，万一出错请将出错的证件与材料以学院为单位统报告学工处更换）；

2.填写时只能用黑色水性笔或碳素墨水笔；

3.领取时间：10月11日；

4.建档物资领取地点：科技楼118室；

5.完成时间：11月10日前。填写完成后由各二级学院收集存档；

6.火车票优惠卡每年只办理一次，逾期不予办理。

附件：

1. 《火车站标准站名字典20231010》

2. 《学生信息导入模版》

3. 《高等学校毕业生登记表》内容填写模板

    

                          湖南外国语职业学院学生工作处

                               2023年10月11日